Грешките што ги правиме во деловната комуникација главно се само иритантни, но понекогаш можат да имаат посериозни последици.
Луѓе сме и грешиме, нели? Се разбира, но некои грешки треба да се минимизираат. Кога станува збор за деловната комуникација, грешките можат да имаат далекусежни последици, иако најчесто тие се само многу иритирачки. Еве кои грешки треба да ги избегнувате кога комуницирате со колегите преку е-пошта.
Не правите разлика помеѓу Reply и Reply All
Повеќе од две лица често се вклучени во деловната кореспонденција. Да речеме дека сте петмина. Сега замислете дека едно лице притиска само Reply наместо Reply All. И така двајца се допишуваат, не ни забележале дека другите ги нема. Една, три, пет, осум пораки... А потоа назад на почетокот бидејќи остатокот од тимот нема поим што се случува.
Запомнете колку е фрустрирачки кога некој ја прави оваа грешка и нека ве мотивира да обрнете внимание на тоа како реагирате. Потребно е само дел од секундата и ќе ве спаси од многу непријатности и проблеми.
Не ја читате и не одговарате на последната порака
Во брзање или од мрзеливост, некои луѓе едноставно ќе ги „прескокнат“ мејловите и ќе одговорат на - погрешниот. Ако одговорите на погрешна е-пошта, односно на е-пошта што хронолошки не е последна во кореспонденцијата, создавате подеднакво збунувачка ситуација како во претходно споменатата ситуација Reply (All). Информациите се губат, се создава конфузија и тешко е да се утврди што се случува на крајот.
Ова води до уште една многу заморна практика, која е отворање нова е-пошта. Луѓето обично го прават тоа кога веќе не се сигурни како и кому да испратат одговор на што. Полесно е да отворите сосема нова пошта и да ги оставите другите да „бркаат наоколу.“ Полесно, но не и колегијално.
Заменки и пораки без текст
Навидум одвоени, овие два проблеми се поврзани. Имено, и двете значително го отежнуваат пребарувањето на електронската пошта. На пример, барате од некого документ наречен Сметка. Лицето ви го праќа, а во мејлот само пишува „прикачено“ или „тоа е тоа“ или ништо. Следниот пат кога ќе ви треба тој документ, ќе биде значително потешко да се најде отколку ако неговото име едноставно се повторува во насловот и/или телото на е-поштата.
Бидете прецизни кога комуницирате. Дојдовните сандачиња на многу од вашите колеги се полни, а пребарувањето ги спасува нивните главоболки.
Премногу долга кореспонденција
Ја знаете онаа изрека дека повеќето состаноци можат да бидат е-пошта? Понекогаш е обратно. Понекогаш еден мејл се претвора во шума од нив и дефинитивно би било полесно и побрзо да одвоите неколку минути за состанок и да решите сè. Ако имате неколку десетици мејлови во една нишка, нема сомнеж дека постои проблем со криењето некаде за што треба да се разговара. Тоа што технологијата ни ги олеснува работите не значи дека треба постојано да ја користиме. Понекогаш тоа исто така ги комплицира работите.
Не се држите до темата
Отворете нишка со вашиот тим за, на пример, купување на нова опрема. И одеднаш добивате порака поврзана со пресметка на плата. Ако сакате да ја смените темата, макар и накратко, едноставно испратете сосема нова е-пошта. Организацијата на писмената комуникација е неверојатно важна, а покрај тоа што е збунувачка, шетањето со неповрзани теми едноставно ги нервира луѓето.
Бонус: испраќате коригирани документи без да вклучите track changes
Кога некој ќе ви испрати документ за корекција или ќе ве замоли да додадете нешто, прашање на деловна култура е да вклучите промени во патеката за да видите какви промени се имплементирани.
Ако не знаете како да го направите тоа, можете да ја овозможите оваа опција во Word на два начина:
На лентата, изберете „Преглед“ и потоа кликнете на иконата „Промени во дневникот“.
Истовремено притиснете Ctrl+Shift+E.
Сега вашите промени ќе бидат видливи за секој што ќе го отвори документот и ќе биде полесно да ги прегледате и да одлучите дали да ги прифатите или не.
