„Штом еднаш ја отворите Пандорината кутија, речиси секогаш завршувате одговарајќи, гасејќи пожари и трошејќи часови и часови непланирано“, вели Закари Вајнер, директор на маркетинг агенцијата Emerging Insider Communications.
Сепак, околу 84% од вработените проверуваат е-пошта за време на одмор, а над 70% комуницираат преку три или повеќе платформи – како Teams, Slack и WhatsApp – вели консултантот за рамнотежа меѓу работа и живот, Џо Робинсон.
„Сите едвај одржуваме глава над вода во овој цунами“, вели тој. „Работиме сè погрешно, затоа сме сите исцрпени.“
„Е-пошта интервенција“
Робинсон започна кампања под името „Интервенција за е-пошта“, обидувајќи се да се справи со паниката што многумина ја чувствуваат околу пораките за време на одмор.
Во анкета спроведена во април:
• 25% од вработените го откажале одморот за да избегнат пренатрупан инбокс по враќањето
• 34% го скратиле одморот поради истиот страв
• 87% поддржуваат официјална политика за „исклучување“ од работа по работно време, освен во итни случаи
Еден позитивен пример, според Робинсон, е Mercedes-Benz, каде што вработените може автоматски да им се избришат пораките додека се на одмор. Испраќачот добива автоматска порака дека пораката нема да биде прочитана.
„Среќавам голем број луѓе кои се целосно изгорени од е-поштата“, вели тој. „Менаџерите и луѓето на врвот се во уште полоша состојба.“
Совети како да избегнете стрес од е-пошта на одмор
Поставете „Out of Office“ порака неколку дена пред и по одмор
Шон Палмер, основач на The Annuity Expert, препорачува да ја вклучите автоматската порака за одсутност неколку дена пред и по одморот – така и психички го продолжувате одморот.
Изберете „партнер за е-пошта“
Џек Андервуд, директор на Circuit, советува да делегирате колега кој ќе ги следи пораките додека ве нема. Робинсон потенцира дека партнерот треба да реагира само на итни ситуации, додека Вајнер препорачува комуникацијата да оди само преку СМС, не преку е-пошта.
Користете филтри
Станислав Хилобоченко од Clario поставува филтри за итни пораки. Ким Рорер од Oyster користи два:
• Сите пораки одат во архива и се означуваат како прочитани
• Сите со наслов „README“ одат во посебна папка
Преку Out-of-Office пораката, таа ги информира испраќачите дека ќе ги избрише сите пораки за време на одсуството, и ги замолува најважните да ги пратат повторно со наслов „README“. „По двонеделен одмор имав над 3.000 пораки – но само 4 беа во таа фасцикла“, вели таа.
Исклучете нотификации
Кристи Пирс од Paradigm Peptides советува да ги исклучите сите нотификации од апликациите. Уредничката за патувања Мригаа Сети оди чекор подалеку: „Избришете ги апликациите!“ – е-пошта, Slack, Teams… „Не оставајте ја вратата ни малку подотворена.“
Ако баш мора да проверувате е-пошта…
Одредете точно време
Дејвид Ли од технолошката компанија Iveda вели дека секој ден на одмор проверува е-пошта – но во строго одредено време. Џонатан Закаријас од GR0 препорачува брзо проверување еднаш дневно. Ендру Мајер од Arbor советува тоа да биде рано наутро или доцна навечер, за да не се пропуштат активности.
Не одговарајте – ако не мора
Робинсон вели дека просечна порака „генерира уште 5 нови“, а секој е-мејл одзема околу 3 минути. „Заштедувате 18 минути за секоја порака што не ја испратите.“
Затоа, престанете со пораките како „Благодарам“ или „Во ред“ – и тие мора некој да ги прочита.
Брајан Ли од Arena Club вели дека не-одговарањето додека сте на одмор поставува јасна граница – „луѓето повеќе ќе го почитуваат вашето време“.
Враќање во канцеларија – постепено
Дениз Хемке од Checkr вели дека нивната компанија резервира време за читање пораки по враќањето – за да се врати ритамот без притисок. Брајан Бинке од The Birmingham Group додава: „Сакаме нашите луѓе навистина да одморат – без стрес од инбоксот.“