Иако многумина веруваат дека на овој начин делуваат пријателски и пристапно, експертите предупредуваат дека ваквите јазични навики можат тивко да го поткопаат авторитетот и начинот на кој колегите и надредените ве доживуваат.
Кариерната советничка Хана Салтон и експертот за деловен бонтон Вилијам Хансон за BBC објаснуваат зошто ваквиот стил на пишување може да влијае на тоа колку сериозно ве сфаќаат на работа, па дури и на напредувањето во кариерата.
Дали вашата интерпункција е „премногу ентузијастичка“?
„Ви благодарам многу!“ – многумина вака ги завршуваат мејловите бидејќи точката им делува ладно или грубо. Извичниците, како што објаснува Салтон, често се користат за да се покаже позитивност и ентузијазам.
Истражување објавено во списанието Journal of Experimental Social Psychology покажува дека жените користат извичници дури трипати почесто од мажите. Причината? Жените, вели Салтон, почесто добиваат негативни оценки кога се директни, па ублажувањето на тонот се користи како заштитен механизам.
Проблемот, сепак, не е во еден извичник, туку во нивното натрупување. „Ако пораката делува неискрено или како да прикрива несигурност, тоа може да го наруши кредибилитетот“, предупредува таа.
Емоџиња и бакнежи: пријателски или непрофесионално?
Пишаната комуникација лесно може да се погрешно протолкува, поради што многумина вметнуваат емоџиња за да покажат топлина или хумор. Сепак, Вилијам Хансон предупредува дека тоа може да има спротивен ефект.
„Едно емоџи може да значи различни работи за различни луѓе или нешто сосема неочекувано“, вели тој. Додава дека емоџињата можат да имаат и „инфантилна“ конотација, поради која личноста делува помладо, помалку искусно или помалку одговорно.
„Во деловен мејл не би користел емоџи. Можно е да се биде љубезен и професионален во исто време“, истакнува Хансон.
Кога станува збор за бакнежи на крајот од мејлот, неговиот совет е едноставен: „Никогаш не би ставил бакнеж ако таа личност не би ја бакнал во образ и во живо.“
Како премногу ублажениот тон го слабее авторитетот?
Фрази како „Само проверувам дали бев јасен/јасна?“ или „Се надевам дека ова е во ред“ можат да звучат безопасно, но со тек на време испраќаат порака на несигурност.
„Особено е тешко да се најде баланс помеѓу тоа да бидете сакани и почитувани“, вели Салтон. „Ако не сте доволно директни, постои ризик да ве доживуваат како помалку способни.“
Овој впечаток, додава таа, не се создава преку ноќ. „Никој нема да прочита еден мејл и да помисли дека не верувате во себе. Но, ако постојано пишувате на начин што им угодува на другите, со време се гради слика за личност која не е сигурна во своите одлуки.“
Што треба да се исфрли од деловните мејлови?
Експертите советуваат да размислите за отстранување на следниве елементи:
• зборови како „само“ („само проверувам“, „само сакав да прашам“)
• однапред извинувања („извинете што ве вознемирувам“, „знам дека сте зафатени, но…“)
• фрази за смирување („дали има смисла“, „се надевам дека е во ред“, „како и да ви одговара“)
• премногу извичници
• емоџиња
• бакнежи и премногу срдачни завршетоци
Сепак, пораката не е дека мејловите треба да бидат ладни и безлични.
„Личниот стил е важен. Не треба целосно да се отстрани личноста од професионалната комуникација“, нагласува Салтон. Но, додава, топлината не треба да се користи како средство за да им се допаднете на другите.
Добар начин да ги препознаете сопствените навики е да обрнете внимание на мејловите што ги добивате – кои звучат јасно и самоуверено, а кои премногу ублажено.
На крај, Салтон советува и користење AI алатки кои можат да помогнат текстот да се „исчисти“ од непотребни зборови и ублажувачи, а пораката да остане јасна и професионална.