Во речникот на менаџмент, извршниот директор е синоним за лидерство.
Меѓутоа, повеќе од било кој друг во организацијата, директорите се соочуваат со недостаток на еден важен ресурс. Тој ресурс е време. Ова е поткрепено со податоци од студија за тоа како извршните директори го распределиле своето време на различни активности во текот на три месеци, за што ќе се дискутира подоцна.
Имајќи предвид дека лидерите се одговорни за целокупната работа на нивните организации, нивниот најдобар асистент што оптимизира ограничено време е ефикасен дневен распоред на одговорности.
Начинот на кој извршните директори го распределуваат своето време и присуство е клучен и за личната ефикасност и за успехот на целата компанија. Распоредот на извршниот директор покажува како тој води и какви пораки испраќа до остатокот од тимот.
Клучна врска што недостасува во разбирањето на распределбата на времето и ефикасноста на извршните директори беа системските податоци за тоа што тие всушност прават. Сепак, тоа се смени откако беше спроведена една од пообемните студии на бизнис школата Харвард во 2006 година.
Ова истражување ни ја нуди првата сеопфатна анализа и детално испитување на дневниот распоред на извршниот директор во големите компании во текот на долг временски период. Распределбата на времето ја следеа 27 извршни директори (две жени и 25 мажи) во текот на цели три месеци, чии компании имаа просечен годишен приход од 13,1 милијарди долари.
Добиените податоци откриваат како извршниот директор го трошел времето и на кои активности, теми и задачи. Бидејќи го опфаќа и она што го прават извршните директори надвор од работата, оваа студија исто така дава увид во тоа како тие балансираат помеѓу професионалниот и приватниот живот. Генерално, податоците за речиси 60.000 часа извршни директори беа собрани и кодирани, а резултатите се следниве:
Водачите на оваа студија работеа во просек 9,7 часа во работните денови. Исто така, 79% од времето за време на викендите беше поминато на работа, во просек по 3,9 часа дневно. Кога станува збор за деновите за одмор, тие работеа 70% од времето, односно во просек по 2,4 часа дневно.
Речиси половина од работата (47%) ја извршуваат извршните директори во седиштето на компанијата. Остатокот беше потрошен во посети на канцелариите на компанијата во други градови, на состаноци со надворешни соработници, патувања на работа и дома.
Генерално, извршните директори во оваа студија работеа во просек по неверојатни 62,5 часа неделно.
Колку и да се потпираат на делегирање, лидерите не можат да ги предадат сите задачи. Тие мора да поминат барем извесно време со персоналот во секоја канцеларија за да обезбедат насоки, да овозможат усогласување, да обезбедат поддршка за членовите на тимот и да соберат информации потребни за донесување добри одлуки.
Патувањето е исто така составен дел од бизнисот. Управувањето со квалитетот на домашна или глобална компанија не може да се постигне само од седиштето на компанијата, па затоа е разбирливо зошто лидерите трошат дури 53% од своето работно време надвор од седиштето на компанијата.
Време за себе
Бидејќи нивните работни места може да им одземат голем дел од нивниот приватен живот, извршните директори мора да постават ограничувања за да го зачуваат нивното здравје и здрави односи со семејството и пријателите.
Повеќето директори во нашата студија го препознаа ова. Тие спиеја во просек 6,9 часа ноќе, а многумина имаа редовни режими на вежбање, кои трошеа околу 9% од нивното слободно време, околу 45 минути дневно. Со цел да се одржи интензитетот на работата, извршните директори редовно се вклучуваат во физички активности - што значи одвојување време за здравје, фитнес и одмор.
Посебно внимание во оваа студија беше посветено на оние 25% од времето - или приближно шест часа дневно - кога извршните директори беа будни и не ги извршуваа работните задачи. За сите учесници е типично што тие поминаа околу половина од тие часови со своите семејства, а повеќето научија да бидат многу дисциплинирани во врска со тоа.
Повеќето поминаа барем неколку часа (во просек 2,1 дневно) за да се релаксираат, што вклучуваше активности од гледање телевизија, читање за задоволство, до хоби како фотографија.
Работата на извршниот директор е ментално и физички исцрпувачка, така што активностите што го одржуваат животот ги прават извршните директори поспособни за здрава интеракција со колегите и вработените.
Како и другите вработени во компанијата, лидерите исто така планираат време за личен и професионален развој. Податоците покажуваат дека оваа област најчесто е запоставена поради густо исполнетиот распоред.
Директна работа со членовите на тимот
Најефикасната работа во компанијата вклучува првенствено интеракција лице в лице со вработените, што одзеде 61% од работното време на извршните директори кои беа вклучени во ова истражување. Уште 15% се потрошени за телефонски повици, читање и одговарање на е -пошта.
Заклучок!
Општо земено, студијата покажа дека експлицитната агенда е една од најкорисните алатки за извршните директори истовремено да напредуваат во повеќе области на работа, брзо да поставуваат приоритети и ефикасно да го користат времето и покрај потребата да се одговори на непредвидени настани.
Иако не ги допревме многуте напорни задачи како што се работа со извештаи, комуникација со менаџментот, креирање стратегии, справување со организациската структура и култура, дизајнирање, следење и подобрување на процесите, развој и подобрување на вработените, состаноци и многу повеќе - откривме импресивни факти за ефективноста на учесниците во оваа студија. Тоа е модел за кој, разбирливо, многу успешни менаџери се стремат секојдневно.
Се надеваме дека овие информации ќе бидат добар репер за вас сами да направите слично истражување кога станува збор за вашиот личен распоред. Многу од лидерите, откако учествуваа во ова истражување, открија на кои задачи трошат повеќе време отколку другите учесници. Го искористија на конструктивен начин, го подобрија дневниот распоред и постигнаа подобри резултати.
Ако тие можат, можете и вие!
